Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der GEFASY® mbH (nachfolgend „InsolvArchiv®“)

1. Allgemeines

Diese Geschäftsbedingungen sind rechtsverbindlich für alle Rechtsgeschäfte zwischen InsolvArchiv® und dem Einlagerer/Insolvenzverwalter (nachfolgend „Auftraggeber“ bzw. „AG“ genannt).

Von diesen AGB abweichende Bedingungen des AG erkennt InsolvArchiv® nicht an, deren Einbeziehung wird vielmehr ausdrücklich widersprochen. Etwas anderes gilt, soweit InsolvArchiv® der Geltung abweichender Bedingungen ausdrücklich sowie schriftlich zustimmt. Vorliegende AGB gelten auch dann, wenn InsolvArchiv® in Kenntnis entgegenstehender oder von diesen AGB abweichender Bedingungen des AG die vereinbarte Leistung vorbehaltlos ausführt.

InsolvArchiv® führt unter Wahrung der Interessen des AG seine Verpflichtungen mit der branchenüblichen Sorgfalt aus.

2. Vertragsschluss, Abwicklung

InsolvArchiv® - Angebote zur Aktensichtung und Übersicht der Kostenschätzung verstehen sich zunächst als unverbindliche Bewertungen des voraussichtlichen Preises. Die Preisfindung im Einzelfall bleibt der konkret zwischen den Parteien zu treffenden Vereinbarung vorbehalten. Der AG erhält ausschließlich und transparent nur die verpflichtend notwendig aufzubewahrenden Akten mit der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht dokumentiert im Angebot. Die Angebotsabgabe ist kostenpflichtig.

Die Nutzung des InsolvArchiv® Portals ist kostenpflichtig je Verfahren unabhängig der freigeschalteten Nutzer mit Zugriffsrecht und des Datenvolumens. Die Lizenzgebühr beträgt z.Zt. netto p.a. 88,00 € je eingelagertem Verfahren.

Im Übrigen kommt es durch Übersendung der Auftragsbestätigung (Annahme) von InsolvArchiv® an den AG zum Vertragsschluss.

Der Auftrag nach Vertragsschluss wird gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) - insbesondere gem. §§ 10, 11 BDSG – abgewickelt. Es haben ausschließlich Mitarbeiter von InsolvArchiv®, die auf das BDSG verpflichtet sind, Zugang zu den eingelagerten Akten. Darüber hinaus werden ausschließlich eigene Mitarbeiter oder in gleicher Weise auf das BDSG verpflichtete Personen eingesetzt.

Die Akten werden entsprechend der jeweils getroffenen Vereinbarung gesichert, zentralisiert und versichert eingelagert und mittels InsolvArchiv® Datenlogistik bereitgehalten.

3. Laufzeit

Die Mindestlaufzeit nach Vertragsschluss beträgt bei Ersteinlagerung ein Jahr.

Eine Kündigung ist ausschließlich außerordentlich und aus von der jeweils anderen Partei begründetem wichtigem Grund ermöglicht.

4. Aktenverpackung, Einlagerung, Aktenanforderung, Auslagerung

  1. Akten werden vor Einlagerung in InsolvArchiv® Kartons verpackt. Die InsolvArchiv® Kartons sind für 8 DIN A4 Ordner (z.B. Leitz 1010 Rückenbreite 80mm) bzw. 12 DIN A4 Ordner (z.B. Leitz 1050 Rückenbreite 52mm) so gepackt, dass alle Rückenschilder auch ohne Kastenbewegung ablesbar sind. Die InsolvArchiv® Kartons bleiben stets am Einlagerungsort und werden bei Aktenanforderung mit einem sog. „Dummy“ befühlt, der eine automatische Fristenkontrolle bei Ausleihungen beinhaltet.
  2. Die Einlagerung der bei InsolvArchiv® eingehenden Akten erfolgt mittels Indexierung/Erfassung von jedem einzelnen Ordnerrücken (Schlagwortstellung) „Open File“ Archivierung im InsolvArchiv® bewährten Einlagerungssystem. Datenträger werden ebenfalls indexiert und mit Schlagworten versehen eingelagert und in Zugriffsverwaltung für den AG bereitgehalten.
  3. Der AG kann Berechtigte zur Aktenanforderung benennen und diesen Zugang zu seinem InsolvArchiv® Account geben. Der AG muss diese aber gegenüber InsolvArchiv® legitimieren sowie auch die Rücknahme einer solchen Berechtigung umgehend gegenüber InsolvArchiv® schriftlich anzeigen. Aus verspätetem oder evtl. nicht gemeldetem Entzug einer Berechtigung entstehender Schaden fällt in den ausschließlichen Verantwortungsbereich des AG. Eine Aktenanforderung erfolgt über die elektronische Verwaltung nach Schlagwortsuche/Indexierung über die Seite www.insolvarchiv.de. InsolvArchiv® protokolliert mittels Führung von Bewegungsprotokollen Präsens, Ausleihe, Bereitstellung zur Einsicht im InsolvArchiv®, Aktenvernichtung, Auslagerung, Umlagerung sowie jede andere Tätigkeit zum Einlagerungsgut.
  4. Auslagerung/Aktenvernichtung erfolgt nach Ablauf der vereinbarten Einlagerungsfrist und wird mindestens 3 Monate vor Vernichtung bekannt gegeben. Die Kosten der Aktenvernichtung gemäß DIN 66399 (Sicherheitsstufe 3 gem. des nachstehenden Hinweises) werden bereits bei der Einlagerung erhoben und sind im Voraus vom AG zu entrichten.
  5. Verlängerung bei abgelaufener vernichtungswürdiger Akteneinlagerungen/Wiedereinlagerungen der Akten werden wie Neueinlagerungen behandelt und abgerechnet, reduziert um die ersparten Kosten wie Aktentransport, digitale Aufnahme Rückenschilder, verpacken in InsolvArchiv® Kasten. Die Verlängerung löst Kosten und Lizenzgebühren bei Wiedereinlagerung aus.

Hinweis: Sicherheitsstufe 3, empfohlen für vertrauliches Schriftgut,  Streifenbreite <= 2,0 mm Fläche <= 594 mm² (Streifenschnitt) oder Partikelbreite <= 4,0 mm Partikellänge <= 80 mm (Cross Cut) oder Partikelfläche <= 320 mm² (Cross Cut)

5. Aktentransport

Nach Anforderung durch den AG werden die angeforderten Akten auf dessen Kosten innerhalb von 24 Stunden (Eilverfahren innerhalb von 12 Stunden) überbracht. Auszüge aus eingelagerten Akten können dem Berechtigten nach Absprache auch via Scan oder Fax übersandt werden.

6. InsolvArchiv® Preisübersicht

Zum transparenten Vergleich bietet InsolvArchiv® seine Preisliste umgerechnet in den gebräuchlichsten Leistungen der Mitbewerber an:

*alle Preise in € netto zzgl. MwSt.

EinheitBezeichnungalternativAbmessungenInsolvArchiv®
Einzelordner schmal 1 x DIN A 4 Leitz 1050 52 mm verfügbar
Einzelordner Standard 1 x DIN A 4 Leitz 1010 80 mm verfügbar
InsolvArchiv® Karton 8 x DIN A 4 Leitz 1010 680 mm verfügbar
InsolvArchiv® Karton 12 x DIN A 4 Leitz 1050 680 mm verfügbar
laufender Meter 11 x DIN A 4 Leitz 1010 1000 mm verfügbar
laufender Meter 17 x DIN A 4 Leitz 1050 1000 mm verfügbar
DB-Gitterbox** Standard 120 x DIN A 4 Leitz 1010 1240 mm x 835 mm verfügbar
DB-Gitterbox** 200 x DIN A 4 Leitz 1050 1240 mm x 835 mm verfügbar

** für massearme Verfahren keine Aufnahme, nur Sicherung und Lagerung  

Preise* InsolvArchiv®DIN A 4 Ordner StandardKarton 680 mm InsolvArchiv®laufender Meter 1000 mmGitterbox Standard 1240 mm x 835 mm
         
einmalige Leistungen:        
InsolvArchiv® Lizenzgebühr je Verfahren p.a. 88,00 €
InsolvArchiv® Karton 0,36 € 4,20 € 4,44 €  
InsolvArchiv® Gitterbox       100,00 €
Räumung / Aktentransport im geschl. Sicherheitsfzg.  0,40 € 3,20 € 4,00 € 90,00 €
elektronische InsolvArchiv® Aktenaufnahme: Indexierung mittels Erfassen von Ordnerrücken zur Schlagwortsuche  1,00 € 8,00 € 12,00 € keine Aufnahme sortiert nach Jahren
Aktenvernichtung nach Ablauf Kassationsfristen  0,50 € 4,00 € 5,00 € 59,00 €
kumulierte Summe der einmaligen Leistungen 2,26 € 18,20 € 25,44 € 249,00 €
Monatliche Kosten der InsolvArchiv® Akteneinlagerung bei Vorauszahlung für 10 Jahre (innert Kassationsfristen)*: 0,10 € 0,85 € 1,25 € 0,08 € Akte
Monatliche Kosten der InsolvArchiv® Akteneinlagerung bei jährlicher Vorauszahlung:
0,24 € 2,02 € 2,98 € 0,19 € Akte

* Beispielrechnung, Kassationsfristen können länger oder kürzer 10 Jahre betragen Auszug aus §4 - Vergütung des Insolvenzverwalters

·         aktueller Stundensatz (Stand 08/2011) netto 35,00 € zzgl. gesetzl. MwSt.
·         Fahrzeugpauschalen setzten sich nach eingesetztem Fahrzeugtyp und zu fahrenden km zusammen: 

1.     Pkw Kleintransporter für bis zu 20 Kasten*: netto 99,00 € (incl. 200 km) incl. Verbrauchstoffe,  
        ab 201 km  netto 0,50 € / km zzgl. Verbrauchskosten (Kraftstoffe)
2.     Lkw Kastenwagen bis zu 120 Kasten*: netto 120,00 € (incl. 200 km) zzgl. Verbrauchskosten (Kraftstoffe)
3.     Lkw Transport bis 15 Paletten*: netto 150,00 € (incl.200 km) zzgl. Verbrauchskosten (Maut/Kraftstoffe)
4.     Lkw Transport größere Fahrzeuge auf Anfrage. 

*Kasten = 8 Ordner
*Palette = 20 Kasten = 160 Ordner

 7. Zahlungsvereinbarungen

Physische Akteneinlagerungen aus Insolvenzverfahren werden für den gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum incl. Versicherungsprämien sowie einschließlich der Vergütungen für die von InsolvArchiv® geschuldeten Dienstleistungen im voraus berechnet. Der Rechnungsausgleich erfolgt über die vereinbarte Einlagerungsfrist im voraus. InsolvArchiv® bildet aus diesen Vorauszahlungen entsprechende Rücklagen und Rückstellungen.

Die Kosten der Einlagerung und der späteren Auslagerung werden nach unseren Preisen besonders berechnet, sofern keine sonstige Vereinbarung getroffen wurde. Dazu wird immer ein Angebot nach Aktensichtung schriftlich erfolgen, bei Annahme ist daraus ein verbindlicher Vertragsschluss geworden.

Sämtliche in Preisübersichten von InsolvArchiv® genannten Preise verstehen sich in Euro (€) sowie als Nettobeträge d.h. exklusive der jeweiligen gesetzlichen Mehrwertsteuer.

Bei Vertragsabschluss nicht vorhersehbare, zur Vertragserfüllung durch InsolvArchiv® jedoch unabdingbare, Aufwendungen sind gegen Nachweis ihres Entstehens durch den AG zusätzlich zu tragen. Gleiches gilt, wenn der Leistungsumfang auf Wunsch des AG nach Vertragsschluss erweitert wird.

Der AG verpflichtet sich, Zahlungen innerhalb angemessener Zeit, spätestens aber innerhalb von 14 Tagen nach Zugang einer Rechnung oder dem vergleichbaren Zahlungsaufforderung, zu leisten.

Ist AG ein Insolvenzverwalter, so hat dieser bei Auftragserteilung zu erklären, dass keine Masseunzulänglichkeit im beauftragten Akteneinlagerungsverfahren besteht. Insoweit ist verbindlicher Ausgleich aller in Anspruch genommenen InsolvArchiv® Dienstleistungen zu versichern.

8. Erfüllungsort, Gerichtsstand

Als Erfüllungsort gilt 63500 Seligenstadt (Akteneinlagerungsort) vereinbart. Ausschließlicher Gerichtsstand für etwaige Rechtsstreitigkeiten zwischen AG und InsolvArchiv® ist Wiesbaden.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland mit Ausnahme der Vorschriften des Wiener Kaufrechts (UN-Kaufrechts).

9. Nebenbestimmungen

Bei evtl. Unwirksamkeit einer Bestimmung dieser Geschäftsbedingungen bleiben die übrigen Bestimmungen gleichwohl wirksam (Salvatorische Klausel). Die Vertragsparteien verpflichten sich, die unwirksame Vertragsbestimmung nach Treu und Glauben durch eine Bestimmung zu ersetzen, die dem Sinn und Zweck der unwirksam gewordenen Vertragsbestimmung am nächsten kommt, jedoch wirksam und zulässig ist.

Änderungen und/oder Ergänzungen sowie Nebenabreden zum Vertragsschluss und/oder zu vorliegenden Bedingungen bedürfen zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform. Dieses Formerfordernis kann weder mündlich noch stillschweigend aufgehoben oder außer Kraft gesetzt werden.

Stand: 03/2016

GEFASY® Gesellschaft für Akteneinlagerungssysteme mbH 
co/… InsolvArchiv®
Ferdinand-Porsche-Str. 21-23

63500 Seligenstadt